Pour débuter, clarifions les termes essentiels que vous devez maîtriser pour analyser vos écarts d'inventaires.
Entrées en stock : elles résultent des commandes fournisseurs, des achats de dépannage et des transferts entrants.
Sorties de stock : elles comprennent les pertes déclarées, les transferts sortants, les ventes internes, ainsi que les ventes POS.
Les pertes sur inventaire : elles correspondent à la différence entre la quantité théorique et la quantité réelle. Elles sont quantifiées et évaluées, fournissant ainsi une vision précise de votre démarque inconnue.
Les pertes sur inventaire négatives : elles se produisent lorsque le stock réel d'un produit excède la quantité théorique prévue, indiquant ainsi un surplus par rapport aux attentes. En conséquence, le montant des écarts est enregistré en tant que valeur négative.
Les pertes sur inventaire positives : elles se produisent lorsque le stock réel d'un produit est inférieur à la quantité théorique prévue, indiquant ainsi une perte de produits par rapport aux attentes. Le montant des écarts qui en découle est enregistré en tant que valeur positive.
💡 En général, veillez à ce que vos pertes sur inventaire ne dépassent pas 5% de la valorisation totale de votre inventaire.
Étape 1 : Où puis-je trouver des informations détaillées sur les écarts d'inventaires ?
Dirigez-vous vers la rubrique "Inventaires" et sélectionnez l'inventaire qui vous intéresse. À cet endroit, vous pouvez immédiatement visualiser le montant de votre inventaire, correspondant à la valorisation de votre stock, ainsi que le montant des pertes sur inventaire résultant de vos écarts d'inventaire.
Théorique | La quantité théorique en stock est déterminée par les mouvements d'entrées et sorties. |
Comptée | Elle indique la quantité comptée lors de l'inventaire. |
Réelle | Elle représente la quantité comptée + la quantité présente dans les recettes comptées (si la gestion des stocks n’est pas activée pour ces recettes). |
Écart de stock | Il indique la différence entre la quantité théorique et la quantité réelle. |
Montant réel | Il reflète la valorisation de votre inventaire. |
Montant des pertes | Il correspond à la valorisation de vos pertes, c'est-à-dire vos pertes sur inventaire. |
Si vous cherchez plus d'informations sur la valorisation d'inventaire, rendez-vous sur notre article dédié 👉 Comment les inventaires sont-ils valorisés sur Yokitup ?
Maintenant que vous avez toutes les cartes en main, partons à l'aventure de la chasse aux pertes sur inventaire ! Dans votre inventaire, cliquez sur "Fermer les sections" et repérez les tags où les pertes sur inventaire sont élevées. Ouvrez ces sections et isolez les produits aux écarts importants.
Une fois vos produits identifiés et isolés, cliquez sur les trois petits boutons à droite du produit. Ensuite, choisissez "Évolution du stock par produit" ou faites un détour par le module "Analyse" puis rendez-vous sur "Évolution du stock par produit".
Étape 2 : Comment comprendre l'évolution du stock de votre produit ?
Le module "Évolution du stock par produit" révèlera, à l'aide d'un graphique, tous les mouvements de stocks d'un produit sur un site au cours d'une période définie. De ce fait, il vous offrira une compréhension rapide des causes de ces pertes sur inventaire particulièrement élevées.
Avant d'entrer dans le vif du sujet, voici une rapide explication des informations qui animent ce graphique 👇
Barre verte | Représente votre stock entrant, donc l'ensemble de vos entrées en stock. |
Barre rouge | Représente votre stock sortant, donc l'ensemble de vos sorties de stock. |
Courbe violette | Cette courbe illustre la variation de votre stock au fil des jours. |
Point jaune | Il illustre chaque inventaire réalisé, mettant en évidence le stock théorique au moment de chaque inventaire. |
Barre jaune | Il indique vos pertes sur inventaire négatives, représentant un excédent de stock identifié à la suite d'un inventaire. |
Barre magenta | Il indique vos pertes sur inventaire positives, c'est-à-dire votre démarque inconnue, identifiée à la suite d'un inventaire. |
Ci-dessous, voici plusieurs cas pratique avec nos analyses, pour que vous puissiez mieux appréhender ce graphique et ainsi en tirer vos propres conclusions 👇
Graphique numéro 1.
En analysant ce graphique, on pourrait suggérer qu'une nouvelle livraison a eu lieu le 23/09, expliquant ainsi l'augmentation du stock entre le 23/09 et le 28/09. Il est intéressant de noter que le stock tampon semble se stabiliser autour de 30/40 kg. La deuxième livraison du 28/09 semble moins prononcée, probablement en raison d'un stock déjà conséquent à ce moment-là, dépassant même le niveau habituel du stock tampon, avec des sorties de stock qui n'ont pas augmenté d'une période à l'autre.
Ensuite, on constate que la dernière livraison remonte au 05/10 et qu'aucune nouvelle entrée en stock n'a été initiée par la suite. Cela pourrait s'expliquer par la prise de conscience qu'il y avait un excès de stock, nécessitant une écoulement préalable avant toute nouvelle commande. Ou bien, la décision pourrait résulter de la possibilité que le produit ne soit plus vendu, rendant une nouvelle commande non nécessaire.
Graphique numéro 2.
Concernant ce deuxième graphique, la cadence des commandes semble constante, avec une fréquence d'environ une commande tous les deux jours. Cependant, entre le 28/09 et le 29/09, on observe deux arrivées de stock avec seulement un jour de différence, avec des quantités supérieures à la normale. De manière assez coïncidente, un inventaire a été réalisé le 30/09, entraînant des pertes sur inventaire négatives, signifiant que le stock est inférieur à ce qu'il devrait être. On peut envisager que la commande de quantités importantes en un laps de temps réduit a conduit à ces pertes.
En d'autres termes, on peut envisager que la commande du 28/09 aurait probablement dû être reçue le 25/09 pour respecter le rythme initial des commandes, mais elle a été clôturée en retard. Il serait donc intéressant de vérifier dans la commande en question si la date de livraison souhaitée correspond à la date de réception indiquée.
Graphique numéro 3.
Ci-dessus, vous trouverez un graphique illustrant un schéma cyclique cohérent, avec une augmentation du stock lors des entrées et une diminution lors des sorties, créant ainsi un cycle. Il est également notable que des inventaires réguliers sont effectués, et très peu de pertes sur inventaire sont visibles, indiquant clairement une gestion de stock maîtrisée. Pour approfondir davantage, il serait pertinent de comprendre pourquoi, le 9/10, des pertes sur inventaire sont observées malgré une gestion efficace du stock.
Ci-dessous, découvrez plusieurs raisons pouvant causer des pertes sur inventaire anormales.
Des inventaires :
👉 Produits non comptés lors du dernier inventaire
👉 Une faute de frappe lors du décompte du produit
👉 Produits inventoriés lors de mouvements de stocks (ventes, commandes etc.)
Des entrées en stock :
👉 Une faute de frappe lors de la réception d'une commande
👉 Une commande fournisseur non intégrée dans Yokitup
👉 Une commande fournisseur non clôturées
👉 Date de clôture incorrecte, ne correspondant pas à la réelle date de réception
👉 Un conditionnement de commande modifié lors d'une commande en cours
Des sorties de stock :
👉 Si un bouton de caisse n'est pas associé à son produit ou à sa fiche technique
👉 En cas de mauvaise association avec la caisse, il est important de vérifier si le produit ou la fiche technique est correctement lié au bouton correspondant, et si le conditionnement de stockage concorde avec ce qui doit être retiré lors d'une vente unitaire. La présence d'un triangle rouge indique une association avec un produit ou une fiche technique désactivée sur Yokitup, nécessitant une correction.
Des fiches techniques :
👉 Vérifiez que le produit est inclus dans toutes les fiches techniques où il est censé apparaître
👉 Veuillez être attentif aux fiches techniques mal remplies afin d'éviter la surestimation ou la sous-estimation des quantités.
👉 Prenez en considération le poids brut/poids net, notamment dans le cas d'une viande désossée et pour ça n'hésitez pas à visualiser cet article : Gérer la conversion poids brut & poids net de vos ingrédients
La partie opérationnelle :
👉 Un manager absent
👉 Du vol au sein de votre établissement
👉 Des fiches techniques non respectés
👉 Des commandes excessives entraînant du gaspillage
👉 Si des pertes identifiées ne sont pas renseignées dans l'outil
Vous l'avez compris, que les pertes sur inventaire soient positives ou négatives, elles peuvent découler de nombreux facteurs. Il vous appartient désormais de les identifier pour mieux maîtriser vos stocks ! 💪
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