Une société correspond à une entité légale de votre organisation.
Elle est principalement utilisée pour la facturation. Par exemple, si vos factures fournisseurs sont adressées à plusieurs entités juridiques différentes, vous devez créer une société pour chacune d’elles.
Accéder à la page des sociétés :
https://stock.yokitup.com/billing_profiles
⚠️ Important : les sociétés à créer ici sont uniquement celles de votre organisation, et non celles de vos clients.
À quoi sert une société ?
Une société permet d’indiquer quelle entité légale est concernée par une facture.
Elle peut être utilisée dans deux cas.
1. Les factures fournisseurs
C’est le cas le plus courant.
Lorsqu’une facture fournisseur est créée, elle est associée à :
une société de votre organisation ;
un fournisseur.
Cela permet de savoir à quelle entité légale la facture d’achat est adressée.
Pour gérer des factures fournisseurs, une société a seulement besoin des informations de base :
un nom ;
un pays.
Avant de créer une société, vérifiez qu’elle n’existe pas déjà afin d’éviter les doublons.
2. Les factures clients
Les factures clients correspondent aux factures que vous émettez pour des ventes B2B.
Pour qu’une société puisse émettre des factures, elle doit être configurée comme société émettrice. Il faut alors cocher l’option “Peut émettre des factures”.
Dans ce cas, des informations légales supplémentaires deviennent obligatoires :
numéro de SIREN ;
numéro de TVA ;
forme juridique ;
ville du greffe d’immatriculation ;
capital social.
Actuellement, seules les sociétés situées en France, Guadeloupe, Martinique, Réunion et Nouvelle-Calédonie peuvent être configurées pour émettre des factures.
Pour émettre des factures clients, il faudra également créer un profil de vente. Ce profil contient les paramètres utilisés lors de l’émission des factures.
Lien entre une société et les sites
Une société doit être associée aux sites concernés.
Les sites sélectionnés indiquent les établissements liés à cette société.
Par exemple :
si une société correspond à un seul restaurant, elle doit être associée à ce site ;
si une société regroupe plusieurs restaurants, elle doit être associée à tous les sites concernés.
Ce paramètre est important, car il définit le lien entre l’entité légale et les sites de votre organisation.
En règle générale, ce lien ne doit pas être modifié une fois la société correctement configurée, sauf en cas de changement réel dans votre organisation.
Groupe de sites associé
Lors de la création ou de la modification d’une société, il peut être nécessaire de sélectionner un groupe de sites.
Ce groupe sert à définir le niveau auquel la société est gérée.
En pratique :
si la société concerne un seul site, sélectionnez le groupe de sites correspondant à ce site ;
si la société concerne plusieurs sites, sélectionnez un groupe de sites qui contient l’ensemble de ces sites.
L’utilisateur doit avoir accès au groupe de sites concerné pour pouvoir gérer les factures liées à cette société.
Bonnes pratiques
Avant de créer une société, vérifiez qu’elle n’existe pas déjà.
Créez uniquement les sociétés correspondant à votre propre organisation. Les sociétés de vos clients ne doivent pas être créées ici.
Renseignez seulement les informations nécessaires si la société sert uniquement aux factures fournisseurs.
Cochez “Peut émettre des factures” uniquement si cette société doit réellement émettre des factures clients.
Vérifiez attentivement les sites associés, car ce lien structure la relation entre vos entités légales et vos établissements.
Exemple
Votre groupe possède trois restaurants :
Restaurant Paris Centre ;
Restaurant Paris Est ;
Restaurant Lyon.
Les restaurants Paris Centre et Paris Est appartiennent à la société ABC Restauration Paris.
Le restaurant Lyon appartient à la société ABC Restauration Lyon.
Vous devez donc créer deux sociétés :
ABC Restauration Paris, associée aux sites Paris Centre et Paris Est ;
ABC Restauration Lyon, associée au site Lyon.
Ainsi, les factures fournisseurs pourront être rattachées à la bonne entité légale selon le site concerné.