Certaines connexions fournisseurs sont disponibles via EDI (Electronic Data Interchange) ou via API.
Ces connexions permettent principalement d’envoyer les bons de commande de manière électronique, directement vers le système informatique du fournisseur.
L’objectif est d’éviter qu’un téléopérateur ou un service client fournisseur ait à ressaisir manuellement la commande, ce qui réduit les risques d’erreur de saisie.
Fournisseurs actuellement connectés
Des connexions sont aujourd’hui disponibles avec les fournisseurs suivants :
Sysco
Transgourmet
Gordon Food Service
Dartess
Odoo
L’envoi des bons de commande via EDI ou API est gratuit.
À quoi sert une connexion EDI / API ?
Une connexion EDI ou API sert principalement à transmettre automatiquement un bon de commande au fournisseur.
Les informations nécessaires au traitement de la commande sont envoyées au fournisseur, notamment les articles fournisseur, les quantités commandées, le site concerné et la date de livraison souhaitée.
Cette connexion permet de limiter les ressaisies manuelles et de fiabiliser l’envoi des commandes.
Ce que la connexion EDI / API ne couvre pas
La connexion EDI / API ne signifie pas que toutes les informations du fournisseur sont récupérées automatiquement.
En général, les fournisseurs ne permettent pas de récupérer automatiquement :
les prix d’achat ;
le catalogue fournisseur ;
les produits disponibles ;
les quantités acceptées ou livrées ;
les factures fournisseur.
Ces limites viennent principalement des fournisseurs et de ce qu’ils choisissent de rendre disponible dans leurs connexions.
La connexion sert à envoyer le bon de commande. Le traitement commercial de la commande, les éventuelles substitutions, les refus produits, les promotions, les remises ou les quantités réellement livrées sont à voir directement avec le fournisseur.
Cas particulier : factures fournisseur
La récupération automatique des factures dépend du fournisseur.
À ce jour, seul Sysco peut proposer l’envoi des factures en EDI, sous réserve d’activation de leur côté.
Les autres fournisseurs ne proposent pas nécessairement ce type de récupération automatique.
Pour Transgourmet, un robot interne permet de récupérer les factures depuis leur site web. En cas de changement du site, la récupération automatique peut être interrompue. Sa remise en service peut prendre du temps et, dans certains cas, ne plus être possible.
Certains fournisseurs n’ont pas besoin de connexion directe
Tous les fournisseurs ne nécessitent pas forcément une connexion EDI ou API.
Certains disposent de systèmes capables de lire automatiquement les bons de commande envoyés par email. Dans ce cas, un envoi par email peut suffire pour que la commande soit traitée automatiquement côté fournisseur.
Qui peut activer une connexion EDI / API ?
L’éligibilité à une connexion EDI ou API dépend du fournisseur.
Il est nécessaire de contacter le fournisseur pour savoir s’il accepte d’activer une connexion EDI ou API pour le compte client concerné.
Cette décision dépend du fournisseur et reste indépendante de notre volonté.
Paramétrage nécessaire
Pour qu’une commande puisse être envoyée correctement, certains éléments doivent être renseignés avec attention.
À vérifier notamment :
la référence client de chaque site dans le paramétrage du fournisseur ;
le code article fournisseur de chaque article fournisseur ;
le conditionnement de chaque article fournisseur.
Le code article fournisseur est indispensable. S’il est absent ou incorrect, la commande peut être rejetée, mal traitée, ou nécessiter une reprise manuelle côté fournisseur.
Attention aux conditionnements
Les commandes EDI / API sont envoyées automatiquement, sans ressaisie manuelle.
Il est donc essentiel que les conditionnements paramétrés correspondent à ceux du fournisseur.
Si un conditionnement est incorrect, les quantités envoyées peuvent ne pas correspondre aux quantités attendues, ce qui peut entraîner des erreurs de commande ou de livraison.
Une attention particulière doit être portée lors de la création ou de la modification d’un article fournisseur.
Erreurs et alertes
Les commandes envoyées en EDI ou API sont généralement plus fiables que les commandes ressaisies manuellement, mais un risque d’erreur reste possible.
Une erreur peut par exemple venir :
d’un mauvais code article fournisseur ;
d’un conditionnement incorrect ;
d’une référence client manquante ou incorrecte ;
d’un problème de date ;
d’un problème technique ;
d’un rejet côté fournisseur.
Lorsqu’une erreur technique est détectée, une alerte peut vous être envoyée par email, comme lorsqu’un email fournisseur n’a pas pu être envoyé.
Cependant, tous les fournisseurs ne renvoient pas systématiquement d’erreur exploitable. Dans certains cas, l’information peut être envoyée directement par le fournisseur au client, ou nécessiter un traitement manuel côté fournisseur.
Pour sécuriser les échanges, il est important de renseigner un contact fournisseur. Ce contact peut notamment être utilisé pour l’envoi d’une commande par email si nécessaire.
Ajouter un nouveau fournisseur
Pour mettre en place une connexion EDI ou API avec un fournisseur qui n’est pas encore connecté, il faut d’abord contacter ce fournisseur.
Il est nécessaire de vérifier avec lui :
s’il propose une connexion EDI ou API ;
s’il accepte de l’activer pour le compte client concerné ;
quelles informations sont nécessaires à la mise en place.
Une fois ces éléments confirmés, le fournisseur peut être mis en relation avec notre support.
Selon le fournisseur, le format demandé et la complexité de l’intégration, cette mise en place peut faire l’objet d’un devis ou d’une facturation spécifique.
À retenir
La connexion EDI / API permet d’envoyer automatiquement les bons de commande au fournisseur.
Elle sert à transmettre la commande, mais ne couvre pas le traitement commercial réalisé ensuite par le fournisseur : acceptation des produits, substitutions, remises, quantités livrées ou refus non techniques.
Pour éviter les erreurs, les codes articles fournisseur, les références client et les conditionnements doivent être correctement renseignés.